Wer kennt das nicht? In Besprechungen ist alles gesagt, nur leider noch nicht von jedem. Wenn wir über Zeitverschwendung in Unternehmen sprechen, dann führen wir gern das Beispiel Besprechungen an. Und wenn es auch seit Jahrzehnten Literatur zur Verbesserung von Meetings gibt, scheinen schlecht geführte und moderierte Meetings immer noch die Regel und nicht die Ausnahme zu sein. Zumindest nicken bei unserer Behauptung über schlechte Meetings erschreckend viele Köpfe. Da muss ein #workhack ran. Wir haben in Design Thinking Projekten erlebt, dass man alles „timeboxen“ kann. In diesem #workhack wird Redeanteil in Meetings zeitlich begrenzt.

Wie das geht?
Es wird für jeden Agenda-Punkt festgelegt, wie viel Redezeit pro Person vorgesehen ist. Insbesondere für wiederkehrende Besprechungen ist das hilfreich, weil die Teilnehmer lernen, ihre Beiträge vorzubereiten. Bei Zeitvorgaben von 1 oder 2 Minuten kann man nicht erst beim Reden anfangen zu denken. Zudem führt es zu mehr Gleichberechtigung – jeder erhält die gleiche Redezeit. Timeboxing führt nach und nach zu effizienten und pünktlich endenden Besprechungen mit klaren Ergebnissen.

Aber auch außerhalb von Meetings kann der Alleskönner Timeboxing angewendet werden: beispielsweise können einzelne oder Gruppenaufgaben, Brainstormings, Konzeptarbeiten oder Abstimmungen mit vorher festgelegten Zeitlimits versehen werden. Das führt zu mehr Fokus und somit zu schnelleren Ergebnissen.

Hilft bei:

  • Meetings, die nie pünktlich enden.
  • Besprechungen, in denen häufig vom Thema abgeschweift wird
  • Vielrednern, endlosen Diskussionen, zu vielen Agendapunkten
  • wenig fokussierten, schlecht vorbereiteten Teilnehmern
  • der besseren Nutzung der Kompetenz von Introvertierten, die zu oft im Verborgenen bleibt

Zu beachten

  • Teilnehmer sollten vorab befragt werden, ob sie mit der Einführung von Redezeiten einverstanden sind – insbesondere die Führungskräfte, sonst kann man es nicht durchsetzen.
  • Die ablaufende Zeit muss für alle sichtbar gemacht werden (keine “versteckte” App auf irgendeinem Smartphone). Sie hilft dem Vielredner. Und seinen Kritikern.
  • Wir empfehlen kurze Zeiteinheiten zu planen – das bringt mehr Fokus in die Runde. Häufig bringt eine Zeitvorgabe von 2 Minuten mehr als eine 10-minütige.

Hilfsmittel

Es gibt den sogenannten “Time Timer” – wir empfehlen die große Variante. Die ist ausreichend groß, um von allen gesehen zu werden. Es handelt sich hierbei um eine mechanische Uhr.

Auch einige Apps eignen sich dafür – dann muss sichergestellt sein, dass alle Anwesenden eine gute Sicht auf die App haben.