Häufig hören wir in Unternehmen, dass Mitarbeiter in Aufgaben untergehen. Die Arbeitsverdichtung hat in den letzten Jahrzehnten erheblich zugenommen und das ist spürbar. Hinzu kommen immer mehr Projekte, die parallel laufen und unterschiedlichste Themen, die ein Mitarbeiter auf dem Schirm haben soll. Gleichzeitig wissen wir, dass sich bei zu vielen gleichzeitigen Prioritäten die Aufgaben ziehen wie Kaugummi. Wer an 12 kleinen Dingen gleichzeitig arbeitet, wird eben nicht so schnell fertig, als mit nur drei großen. Zudem tun zu viele Prios einfach nicht gut – sie senken die Motivation und führen zu Orientierungslosigkeit.

Das Prio-Board ist hilfreich bei zu vielen „A-Prioritäten“. Es ist ein Board, auf dem lediglich drei Prioritäten stehen dürfen, die zu einer Zeit für das Team gelten. In einem Team mit ähnlichen Aufgaben, empfehlen wir ein Team-Prio-Board. Also drei Prioritäten, die fürs gesamte Team gelten. Bei Teams mit sehr heterogenen Aufgaben darf es auch ein individuelles Board für jeden im Team sein. Alle anderen Aufgaben kommen ins sogenannte Backlog, wo sie gesammelt werden. Wenn eine Priorität abgearbeitet wurde, dann wird eine Aufgabe oder Projekt aus dem Backlog nach oben priorisiert.

Hilft bei

  • Chefs, die jeden Tag eine neue Idee haben und ungefiltert ins Team tragen
  • zu optimistischen Teams, die sich nachweislich zu viel vornehmen und sich dann verzetteln
  • wenig gut strukturierten Teams, die sich mit Entscheidungen schwertun
  • Teams, bei denen immer alles wichtig ist

Zu beachten

  • Schön sind analoge Boards – es geht aber auch digital. Unsere Kunden machen häufig beides, da nicht immer alle Teammitgleider an einem Ort sitzen.
  • Die bearbeiteten Projekte oder Aufgaben können gesammelt werden, dann hat man am Jahresende eine tolle Übersicht über das Geschaffte.
  • Routine-Aufgaben und Überschriften gehören nicht aufs Prio-Board. Die Aufgaben auf dem Prio-Board müssen einen Anfang und ein Ende haben und in wenigen Wochen zu erledigen sein.
  • Am besten passt man das Prio-Board wöchentlich an – wir empfehlen es ins Team-Meeting zu integrieren. Das führt dazu, dass jedeR einen Überblick über die Aufgaben der anderen erhält.

Hilfsmittel

  • Ein Board – kann ein Whiteboard sein, eine Tafel oder etwas selbst Gebasteltes.
  • Bei verteilten Teams ist ein für alle zugängliches digitales Whiteboard die bessere Lösung.